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Détails du poste : Coordonnateur de fournisseur / Vendor Coordinator

Localisation: Montreal, Quebec

Description :

Nous recherchons un gestionnaire de fournisseur !
Les tâches quotidiennes incluent le contact régulier avec les fournisseurs, le développement et maintien des plans pour toutes les activités de fournisseurs, le management des coûts et des risques ainsi que la mesure des métriques pour les nombreux vendeurs.


Ce poste sera parfait pour vous si :

  •  Vous voulez travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs pour prendre les décisions d'achats;
  •  Vous aimez maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs avec lesquels nous travaillons.

RESPONSABILITÉS

Plus spécifiquement, le Coordonnateur de fournisseur:
  • Coordonne les réunions avec les fournisseurs et produit les procès-verbaux.
  • Aide à gérer les vendeurs clés tel que requis
  • Révise et négocie le contrat des fournisseurs; fait la liaison avec le département légal pour coordonner la révision légale
  • S’assure que les budgets à inclure dans les contrats des fournisseurs sont communiqués et approuvés par les Sponsors avant la signature du contrat du fournisseur, et que les couts contractés sont communiqués à l’équipe de projet
  • S’assure que tous les documents relatifs aux fournisseurs sont maintenus dans le eTMF de l’étude.
  • Assiste à fournir des mises à jour du statut des fournisseurs à l’équipe projet, s’assurant du respect du budget de l’étude, de la portée du projet et des échéanciers
  • En collaboration avec le Gestionnaire de fournisseur, aide à gérer et assurer le suivi de la conformité aux contrats au cours du cycle de vie du projet; prépare les commandes rectificatives pour les services out of scope des études en cours (renouvellement, prolongation de l’entente, nouveaux services)
  • Travaille en collaboration avec le Gestionnaire de fournisseur et toutes les unités opérationnelles pour résoudre les problèmes reliés aux fournisseurs • En collaboration avec le gestionnaire de fournisseur, assiste à la revue et l’approbation des factures des fournisseurs pour s’assurer que la facturation est appropriée selon les termes du WO/CO de chaque projet; collabore étroitement avec le département des finances pour s’assurer que les factures soient traitées promptement.
 L’employé peut être affecté à d’autres responsabilités non décrites dans la présente description, s’il possède les qualifications, l’expérience requise et/ou a reçu la formation adéquate.


PROFIL

  • Baccalauréat en sciences, commerce ou supply chain.
  • Le DESS en développement du médicament est un atout.
  • Expérience en recherche clinique dans un contexte de biotechnologie, de pharmaceutiques ou dans un environnement CRO.
  • Bonne connaissance des bonnes pratiques cliniques et de la réglementation applicable de Santé Canada et de la Food and Drug Administration (FDA)
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office
  • Bilingue (français et anglais), excellentes capacités orales et écrites
  • Compétences en priorisation des tâches et bonne capacité organisationnelle
  • Porte une attention aux détails et au respect des échéanciers.
  • Reconnu pour sa capacité à apprendre rapidement, son sens de l’adaptation et sa polyvalence.
  • Démontre un excellent sens de l’organisation, de la communication et de la gestion de problème.
  • Habileté à travailler en équipe et à établir de bonnes relations avec ses collègues et fournisseurs.

Nous vous remercions de votre candidature et veuillez prendre note que seules les personnes retenues pour l'entrevue seront contactées.

Innovaderm accepte uniquement les candidats ayant un permis de travail pour le Canada.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.


Typical daily duties for vendor coordinator include maintaining regular contact with vendors, developing and maintaining plans for all vendor activities, managing cost and risk, and measuring performance metrics for various vendors.

This role is perfect for you if
  • You want to work closely with vendors to make purchasing decisions
  • You like maintaining relationships with vendors for as long as the company uses them.


RESPONSABILITIES

More specifically, the Vendor Coordinator must:
  • Schedules vendor meetings and produce meeting minutes.
  • Assists with managing key vendors as required 
  • Reviews and negotiates vendor contracts; liaises with Legal department to coordinate legal review 
  • Ensures vendor contract budgets are communicated to and agreed by Sponsor prior to sign-off of the final vendor contract, and that contracted costs are communicated to Project team
  • Collaborates with all project team members to ensure study requirements are captured and represented in the vendor’s contractual documentation. 
  • Ensures filing of all vendor related documents in the study eTMF. 
  • Assists with providing vendors status updates to study team ensuring compliance with the study budget, project scope and timelines
  • In collaboration with the Vendor Manager, monitors contracts for compliance throughout the project lifecycle; prepares change order for out of scope services (renewal, prolongation of agreement, new services) for ongoing studies
  • In collaboration with Vendor Manager, works with all business units to resolve any vendors related issues
  •  In collaboration with the Vendor Manager, assists with the review of review and sign-off on vendors invoices to ensure billing is appropriate based on the terms of the WO/CO of each project; works closely with Finances department to ensure invoices are processed in a timely manner. 
Employee may be assigned to other responsibilities that do not pertain to their former description, if they have the required experience, are qualified and/or have received adequate training.


PROFILE

  • Bachelor’s in science.
  • Specialized graduate diploma in drug development is an asset.
  • Experience in clinical research and in the biotechnology, pharmaceutical, and/or CRO industry.
  • Good knowledge of good clinical practices, and applicable Health Canada and Food and Drug Administration (FDA) regulations
  • Excellent knowledge of Microsoft Office suite
  • Bilingual (English and French) with excellent oral and written skills
  • Effective organizational and prioritization skills
  • Attention to detail and meet timelines.
  • Quick learner, good adaptability and versatile.
  • Strong organizational, communication, problem-solving and multi-tasking skills.
  • Ability to work in a team environment and establish good relationships with colleagues and vendors

We thank you for your application and please note that only those selected for an interview will be contacted.

Innovaderm only accepts applicants with a work permit for Canada.



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